Две схемы работы с экспедитором: кто оформляет ЭЗЗ и ЭлТрН

При работе с экспедитором клиент и перевозчик могут встретить две схемы оформления электронных перевозочных документов.

Сама перевозка при этом внешне может выглядеть одинаково: клиент передаёт экспедитору запрос, экспедитор подбирает машину, координирует погрузку, контролирует рейс, взаимодействует с перевозчиком и сопровождает доставку.

Главное отличие двух схем — принимает экспедитор груз во владение или нет.

От этого зависит прежде всего распределение электронного документооборота: кто оформляет ЭЗЗ, кто формирует ЭлТрН, кто выступает грузоотправителем и кто подписывает соответствующие титулы.

При этом ни одна из схем сама по себе не меняет уровень сопровождения перевозки и не определяет порядок оплаты услуг между сторонами.

До электронного документооборота стороны сначала оформляют договорную основу перевозки: договор, договор-заявку или заявку — в зависимости от принятого формата работы.

В нашей схеме эти документы оформляются в бумажном виде. Они фиксируют договорные и коммерческие условия перевозки и являются первым документальным основанием работы между сторонами.

Электронные перевозочные документы оформляются уже следующим слоем. Поэтому, когда далее мы говорим о поручении экспедитору как о первом документе, речь идёт именно о первом документе в электронном документообороте ЭПД.

Порядок оплаты также определяется договором, договором-заявкой и расчётными документами. Выбор схемы ЭПД сам по себе не меняет, кто кому и на каких условиях платит.

До формирования первого электронного перевозочного документа важно убедиться, что все участники могут корректно обмениваться ЭПД и заранее определены их роли.

Для работы понадобятся точные данные контрагентов:

Если стороны работают через разных операторов, заранее проверяется возможность обмена между ними: роуминг, маршрут обмена и, если это требуется в конкретной системе, приглашение контрагента.

Для работы с электронными перевозочными документами можно использовать сервисы операторов ИС ЭПД. Например:

• СБИС (Saby): работа с ЭТрН
• Контур Логистика: условия подключения
• Контур Логистика: тарифы

Конкретный сервис стороны выбирают самостоятельно. Главное до начала перевозки проверить, что участники могут корректно обмениваться документами между используемыми системами.

Особенно важно правильно указать КПП. У одной организации может быть один ИНН, но несколько КПП — например, у головной компании, филиалов или обособленных подразделений. Документ должен попасть именно тому подразделению, которое участвует в перевозке и работает с ЭПД. Если выбрать неверный КПП, документ может уйти не тому подразделению или не появиться у сотрудника, который должен его подписать.

До начала рейса также нужно определить реальные роли сторон: кто является клиентом, экспедитором, грузоотправителем, фактическим перевозчиком и грузополучателем. Именно на этом этапе решается, будет ли экспедитор принимать груз во владение.

Первым документом в электронном документообороте при работе с экспедитором становится поручение экспедитору. Уже в нём фиксируется выбранная схема. После подтверждения поручения дальнейший документооборот строится по одному из двух вариантов.

Клиент формирует поручение экспедитору и указывает, что груз экспедитору во владение не передаётся.

Получив поручение, экспедитор подбирает фактического перевозчика, согласовывает транспорт и передаёт клиенту или указанному им грузоотправителю сведения о перевозчике, водителе и транспортном средстве.

Дальше электронный перевозочный документооборот ведёт сторона грузоотправителя: грузоотправитель оформляет ЭЗЗ с фактическим перевозчиком и формирует ЭлТрН. Затем грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель последовательно выполняют свои действия и подписывают предназначенные им титулы.

Упрощённо схема выглядит так:

В этой схеме экспедитор не становится грузоотправителем и не берёт на себя оформление ЭЗЗ и ЭлТрН вместо грузоотправителя. При необходимости его можно добавить в ЭлТрН наблюдателем, чтобы он видел движение документа и его статус.

Клиент также начинает с поручения экспедитору, но указывает в нём, что передаёт груз экспедитору во владение. Именно эта отметка меняет дальнейший электронный документооборот.

Получив поручение, экспедитор подбирает фактического перевозчика и уже сам организует электронное взаимодействие с ним: оформляет ЭЗЗ и формирует ЭлТрН в роли грузоотправителя-экспедитора.

После фактического получения груза экспедитор формирует для клиента экспедиторскую расписку, подтверждающую принятие груза во владение. Затем экспедитор передаёт груз фактическому перевозчику и подписывает предусмотренные для его роли титулы ЭлТрН. Далее свои действия выполняют перевозчик и грузополучатель.

Упрощённо схема выглядит так:

Если клиенту необходимо видеть движение ЭлТрН, его можно добавить наблюдателем.

Выбор схемы определяет прежде всего то, кто ведёт электронный перевозочный документооборот. Он не означает, что в первой схеме экспедитор перестаёт сопровождать клиента.

Экспедитор по-прежнему организует перевозку, контролирует подачу и погрузку, взаимодействует с перевозчиком, отслеживает движение транспорта, передаёт клиенту информацию, контролирует сроки и помогает решать вопросы в пути.

Например, в ДА-ТРАНС при работе без принятия груза во владение мы не выступаем грузоотправителем в ЭлТрН, но продолжаем сопровождать рейс по тем же стандартам сервиса до его завершения.

Если максимально упростить, разница заключается в том, кто после поручения экспедитору ведёт электронный документооборот с фактическим перевозчиком.

Схема работы выбирается уже на этапе формирования поручения экспедитору. Если груз во владение не передаётся, ЭЗЗ и ЭлТрН оформляются на стороне грузоотправителя. Если груз передаётся экспедитору во владение, дальнейший электронный документооборот с фактическим перевозчиком берёт на себя экспедитор.

Главное при этом — заранее определить роли, проверить реквизиты участников и настроить электронный обмен. Тогда к моменту подачи машины у каждой стороны будет понятно, какой документ она формирует и какой титул должна подписать.